Excel Avanzado

Pestaña inicio de Excel:Ordenar y Filtrar(todo sobre esta opción) y Formato condicional

Ordenar y filtrar datos por color es una excelente manera de hacer que el análisis de datos sea más fácil y ayudar a los usuarios de la hoja de cálculo a ver los aspectos importantes y las tendencias de los datos de un solo vistazo.

2: Pestaña insertar de Excel: Tablas Dinámicas y Tablas Dinamicas recomendas

Una tabla dinámica es una herramienta avanzada para calcular, resumir y analizar datos que le permite ver comparaciones, patrones y tendencias en ellos.

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Crear una tabla dinámica

1. Seleccione las celdas a partir de las que quiera crear una tabla dinámica.
   Nota:  Los datos no deben tener filas o columnas vacías. Debe tener un encabezado de solo una fila.
2. Seleccione Insertar > Tabla dinámica.
   
3. En Seleccione los datos que desea analizar, haga clic en Seleccionar una tabla o rango.  
   
4. En Tabla o rango, compruebe el rango de celdas.
5. En Elija dónde desea colocar el informe de tabla dinámica, seleccione Nueva hoja de cálculo para colocar la tabla dinámica en una nueva hoja de cálculo u Hoja de cálculo existente y, después, seleccione la ubicación en la que quiera que aparezca la tabla dinámica.
6. Seleccione Aceptar.

Crear una tabla dinámica

1. Para agregar un campo a la tabla dinámica, active la casilla del nombre del campo en el panel Campos de tabla dinámica.
   Nota: Los campos seleccionados se agregan a sus áreas predeterminadas: los campos no numéricos se agregan a Filas, las jerarquías de fecha y hora se agregan a Columnas y los campos numéricos se agregan a Valores.
   

3-Pestaña insertar de Excel: Gráficos, explicar varios usos y varios formatos

Para crear un gráfico de columnas, siga estos pasos:

1.  Introduzca datos en una hoja de cálculo.

2.  Seleccione los datos.

3.  Según la versión de Excel que esté usando, seleccione una de las siguientes opciones:

§  Excel 2016: Haga clic en Insertar, en el icono Insertar gráfico de columnas o de barras y, luego, seleccione la opción de gráfico de columnas que quiera.

§  Excel 2013: Haga clic en Insertar, en el icono Insertar gráfico de columnas y, luego, seleccione la opción de gráfico de columnas que quiera.

§  Excel 2010 y Excel 2007: Haga clic en Insertar > Columna y, luego, seleccione la opción de gráfico de columnas que quiera.

Tiene la opción de dar un poco más de formato al gráfico. Consulte la siguiente lista para ver algunas opciones:

Nota: Asegúrese de que hace clic en el gráfico antes de aplicar una opción de formato.

§  Para aplicar otro diseño de gráfico, haga clic en Diseño > Diseño del gráfico y seleccione un diseño.

§  Para aplicar otro estilo de gráfico, haga clic en Diseño > Estilos de gráfico y elija un estilo.

§  Para aplicar otro estilo de forma, haga clic en Formato > Estilos de forma y elija un estilo.

Nota: Los estilos de gráfico son diferentes de los estilos de forma. Un estilo de forma es una opción de formato que se aplica solo al borde del gráfico, mientras que el estilo de gráfico es una opción de formato que se aplica a todo el gráfico.

§  Para aplicar distintos efectos de forma, haga clic en Formato > Efectos de forma y elija una opción como Bisel o Iluminado; luego, elija una subopción.

§  Para aplicar un tema, haga clic en Diseño de página > Temas y seleccione un tema.

§  Para aplicar una opción de formato a un componente específico de un gráfico (como Eje vertical (valor), Eje horizontal (categoría) o Área del gráfico, entre otros), haga clic en Formato > elija un componente del cuadro desplegable Elementos de gráfico, haga clic en Aplicar formato a la selección y realice los cambios necesarios. Repita el paso para todos los componentes que quiera modificar.

Nota: Si se siente cómodo trabajando con gráficos, también puede seleccionar un área específica del gráfico, hacer clic con el botón derecho en ella y seleccionar una opción de formato.

4-Pestaña formulas de Excel: explicar a nivel teorico en sintesis la Biblioteca de Funciones

 La pestaña o ficha de fórmulas en Excel está formada por los grupos: biblioteca de funciones, nombres definidos, auditoría de fórmulas y cálculos.

• GRUPO: BIBLIOTECA DE FUNCIONES

El grupo de BIBLIOTECA DE FUNCIONES incluye los comandos para insertar funciones, ordenados por categorías.

1. INSERTAR FUNCIÓN. Inserta o edita en la celda seleccionada una función mediante el asistente de funciones.
2. AUTOSUMA. Muestra el resultado de la suma de las celdas superiores a la seleccionada. Si pulsamos sobre la flecha mostrará las funciones básicas: promedio, contar números, máx, min o el asistente de funciones.
3. RECIENTES. Muestra una lista con las funciones utilizadas recientemente para seleccionar la deseada.
4. FINANCIERAS. Muestra una lista con las funciones financieras para seleccionar la deseada.
5. LÓGICAS Botón funciones lógicas. Muestra una lista con las funciones lógicas para seleccionar la deseada.
6. TEXTO. Muestra una lista con las funciones de texto para seleccionar la deseada.
7. FECHA Y HORA. Muestra una lista con las funciones de fecha y hora para seleccionar la deseada.
8. BÚSQUEDA Y REFERENCIA. Muestra una lista con las funciones de búsqueda y referencia para seleccionar la deseada.
9. MATEMÁTICAS Y TRIGONOMÉTRICAS. Muestra una lista con las funciones de matemáticas y trigonometría para seleccionar la deseada.
10. MÁS FUNCIONES. Muestra una lista con otras categorías de funciones: estadística, ingeniería, cubo, información, compatibilidad con versiones anteriores y web.

• GRUPO: NOMBRES DEFINIDOS

El grupo de NOMBRES DEFINIDOS incluye los comandos principales para trabajar con nombres de celdas o de rangos.

1. ADMINISTRADOR DE NOMBRES. Permite crear, editar, buscar y eliminar todos los nombres incluidos en el libro.
2. ASIGNAR NOMBRE. Permite asignar nombres a celdas o rangos para referirnos a ellas en las fórmulas y funciones.
3. UTILIZAR EN LA FÓRMULA. Selecciona un nombre y lo inserta en la fórmula actual.
4. CREAR DESDE LA SELECCIÓN. Inserta un nombre sobre las celdas seleccionadas.

• GRUPO: AUDITORIA DE FÓRMULAS

El grupo de AUDITORIA DE FÓRMULAS incluye los comandos para identificar errores y anomalías en las fórmulas y funciones.

1. RASTREAR PRECEDENTES. Muestra flechas que indiquen las celdas que afectan al valor de la celda seleccionada.
2. RASTREAR DEPENDIENTES. Muestra flechas que indiquen las celdas afectadas por el valor de la celda seleccionada.
3. QUITAR FLECHAS. Quita las flechas mostradas al rastrear precedentes y dependientes.
4. MOSTRAR FÓRMULAS. Muestra todas las fórmulas en las celdas en lugar del valor resultante.
5. COMPROBACIÓN DE ERRORES. Comprueba los errores frecuentes en las fórmulas.
6. EVALUAR FÓRMULA. Muestra el cuadro de diálogo de evaluar fórmula para depurar una fórmula.
7. VENTANA INSPECCIÓN. Supervisa los valores de determinadas celdas al mismo tiempo que se realizan cambios en la hoja.

• GRUPO: CÁLCULO

El grupo de CÁLCULO incluye los comandos para optimizar los cálculos en la hoja.

1. OPCIONES PARA EL CÁLCULO . Permite seleccionar cuando se actualiza una fórmula.
2. CALCULAR AHORA. Calcula todo el libro.
3. CALCULAR HOJA. Calcula la hoja actual.

- Consultar:

5-Pestaña Datos de Excel: Texto en Columnas,quitar duplicados, validación de datos, agrupar, des agrupar, subtotal

1. Seleccione la celda o columna que contiene el texto que quiere dividir.
2. Seleccione Datos > Texto en columnas.
3. En el Asistente para convertir texto en columnas, seleccione Delimitado > Siguiente.
4. Seleccione los Delimitadores para sus datos. Por ejemplo, Coma y Espacio. Puede ver una vista previa de los datos en la ventana Vista previa de datos.
5. Seleccione Siguiente.
6. Seleccione el Formato de datos de la columna o use la sugerencia de Excel.
7. Seleccione el Destino, que es donde quiere que aparezcan los datos divididos en la hoja de cálculo.
8. Seleccione Finalizar
   A veces, los datos duplicados son útiles y a veces solo dificultan la comprensión de los datos. Use el formato condicional para buscar y resaltar datos duplicados. De esa manera puede revisar duplicados y decidir si desea eliminarlos.

   1. Seleccione las celdas en las que desea comprobar duplicados.
      Nota: Excel no puede resaltar duplicados en el área Valores de un informe de tabla dinámica.
   2. Haga clic en Inicio > Formato condicional >Resaltar reglas de celdas > Valores duplicados.
      
   3. En el cuadro que se encuentra junto a valores con, elija el formato que desea aplicar a los valores duplicados y haga clic en Aceptar.
      

   Quitar valores duplicados

   Cuando use la característica Quitar duplicados, los datos duplicados se eliminarán de manera permanente. Antes de eliminar los duplicados, es una buena idea copiar los datos originales a otra hoja de cálculo para que no pierda ninguna información de forma accidental.

   1. Seleccione el rango de celdas con valores duplicados que desea quitar.
      Sugerencia: Quite esquemas o subtotales de sus datos antes de tratar de quitar duplicados.
   2. Haga clic en Datos > Quitar duplicados y, a continuación, debajo de Columnas, active o desactive las columnas donde desea eliminar los duplicados.
      
      Por ejemplo, en esta hoja de cálculo, la columna Enero tiene información de precios que deseo conservar.
      
      Por tanto, he desactivado Enero en el cuadro Quitar duplicados.
      
   3. Haga clic en Aceptar.

Pestaña Inicio

Pestaña Datos

Pestaña Vista

6-Pestaña revisar de Excel: proteger hoja, proteger libro

Para evitar que, accidental o deliberadamente, otros usuarios cambien, muevan o eliminen datos de una hoja de cálculo, puede bloquear las celdas de la hoja de cálculo de Excel y luego proteger la hoja con una contraseña. Pongamos que usted es propietario de la hoja de cálculo del informe de estado del grupo, en la que desea que los miembros del equipo solo agreguen datos en celdas específicas y no puedan modificar nada más. Con la protección de la hoja de cálculo, puede hacer que solo determinadas partes de la hoja puedan editarse y que los usuarios no puedan modificar los datos de cualquier otra región de la hoja.

Importante: 

• La protección de la hoja de cálculo no está pensada como característica de seguridad. Simplemente impide que los usuarios modifiquen las celdas bloqueadas de la hoja de cálculo.
• Proteger una hoja de cálculo no es lo mismo que proteger un libro o un archivo de Excel con una contraseña. Para más información, vea lo siguiente:

• Para bloquear el archivo de modo que otros usuarios no pueden abrirlo, vea Proteger un archivo de Excel.
• Para impedir que los usuarios agreguen, modifiquen, muevan, copien u oculten y muestren hojas en un libro, vea Proteger un libro.
• Para saber la diferencia entre proteger la hoja de cálculo, el libro o el archivo de Excel, vea Protección y seguridad en Excel.

Elegir los elementos de celda que quiere bloquear

Vea lo que puede bloquear en una hoja desprotegida:

• Fórmulas: Si no desea que otros usuarios vean sus fórmulas, puede ocultarlas para que no se vean en las celdas o la barra de fórmulas. Para obtener más información, vea Mostrar u ocultar fórmulas.
• Rangos: Puede permitir que los usuarios trabajen en rangos concretos dentro de una hoja protegida. Para más información, vea Bloquear o desbloquear áreas específicas de una hoja de cálculo protegida.

Nota: Los controles ActiveX, los controles de formulario, las formas, los gráficos, los gráficos SmartArt, los minigráficos, las segmentaciones de datos, las escalas de tiempo, entre otros, ya están bloqueados cuando se agregan a una hoja de cálculo. Pero el bloqueo solo funcionará cuando se habilite la protección de la hoja. Vea las secciones siguientes para más información sobre cómo habilitar la protección de la hoja.

Habilitar la protección de hojas de cálculo

La protección de hojas de cálculo es un proceso de dos pasos: el primer paso consiste en desbloquear las celdas que otros usuarios pueden editar y entonces puede proteger la hoja de cálculo con o sin contraseña.

Paso 1: Desbloquear las celdas que tienen que ser editables

1. En el archivo de Excel, seleccione la pestaña de la hoja de cálculo que quiere proteger.
2. Seleccione las celdas que otros usuarios pueden editar.
   Sugerencia: Para seleccionar varias celdas no contiguas, presione Ctrl+clic izquierdo.
3. Haga clic con el botón derecho en cualquier lugar de la hoja y seleccione Formato de celdas (o use Ctrl+1 o Comando+1 en el equipo Mac). Luego vaya a la pestaña Protección y desactive Bloqueada.
   

Paso 2: Proteger la hoja de cálculo

Después, seleccione las acciones que los usuarios deben poder realizar en la hoja, como, entre otras, insertar o eliminar columnas o filas, editar objetos, ordenar o usar el filtro automático. Además, también puede especificar una contraseña para bloquear la hoja de cálculo. Una contraseña impide que otras personas quiten la protección de la hoja de cálculo: es necesario escribirla para desproteger la hoja.

Vea abajo los pasos necesarios para proteger la hoja.

1. En la pestaña Revisar, haga clic en Proteger hoja.
   
2. En la lista Permitir a los usuarios de esta hoja de cálculo, seleccione los elementos que quiera que los usuarios puedan cambiar.
   
   
   
   7- Explicación bien detallada con imágenes el utilización en excelso de las siguientes funciones:
   
   
   -SUMA
   Seleccione una celda junto a los números que desea sumar, haga clic en Autosuma en la pestaña Inicio , presione entrary ya habrá terminado. Cuando haga clic en Autosuma, Excel especificará automáticamente una fórmula (que usa la función SUMA) para sumar los números.
   
   
   
    sumar.Si para sumar los valores de una intervalo que cumplen los criterios especificados. Por ejemplo, supongamos que en una columna que contiene números, desea sumar solo los valores mayores que 5. Puede usar la fórmula siguiente: = sumar.Si (B2: B25, ">5")
   
   AHORA 
   En este artículo se describen la sintaxis de la fórmula y el uso de la función AHORA en Microsoft Excel. Puede encontrar vínculos con más información sobre cómo trabajar con fechas y horas en la sección Vea también.

   Descripción

   Devuelve el número de serie de la fecha y hora actuales. Si el formato de celda es General antes de especificar la función, Excel cambia el formato de celda para que coincida con el formato de fecha y hora de la configuración regional. Puede cambiar el formato de fecha y hora para la celda con los comandos en el grupo Número de la pestaña Inicio de la cinta.

   La función AHORA es útil para mostrar la fecha y hora actuales en una hoja de cálculo o calcular un valor basándose en la fecha y hora actuales, y que ese valor se actualice cada vez que se abra la hoja de cálculo.

   Nota: Si la función AHORA no actualiza los valores de celda cuando es necesario, deberá cambiar la configuración que controla cuándo se actualiza el libro u hoja de cálculo. Esta configuración se puede cambiar en el Panel de control de la aplicación de escritorio de Excel.

   

   
   

aleatorio  y aleatorio entre 

En este artículo se describen la sintaxis de la fórmula y el uso de la función ALEATORIO.ENTRE en Microsoft Excel.

Descripción

Devuelve un número entero aleatorio entre los números que especifique. Devuelve un nuevo número entero aleatorio cada vez que calcula la hoja de cálculo.

Sintaxis

ALEATORIO.ENTRE(inferior, superior)

La sintaxis de la función ALEATORIO.ENTRE tiene los siguientes argumentos:

• Inferior    Obligatorio. Es el menor número entero que la función ALEATORIO.ENTRE puede devolver.
• Superior    Obligatorio. Es el mayor número entero que la función ALEATORIO.ENTRE puede devolver.

Ejemplo

Copie los datos de ejemplo en la tabla siguiente y péguelos en la celda A1 de una hoja de cálculo nueva de Excel. Para que las fórmulas muestren los resultados, selecciónelas, presione F2 y luego ENTRAR. Si lo necesita, puede ajustar el ancho de las columnas para ver todos los datos.

Fórmula	Descripción	Resultado
=ALEATORIO.ENTRE(1;100)	Número aleatorio entre 1 y 100 (varía)	varía
=ALEATORIO.ENTRE(-1;1)	Número aleatorio entre -1 y 1 (varía)	varía
	Nota: Cuando se vuelve a calcular una hoja de cálculo introduciendo una fórmula o datos en una celda diferente, o bien al volver a calcularla manualmente (Presione F9), se genera un número aleatorio nuevo para cualquier fórmula que use la función aleatorio. año La función AÑO en Excel devuelve el número de año de una fecha que sea especificada como argumento de la función. De esta manera, el único argumento de la función es la fecha de la que deseamos conocer el año. SINTAXIS DE LA FUNCIÓN AÑO Núm_de_serie (obligatorio): La fecha de la que será devuelto el año. La función AÑO devolverá un número entero que se encontrará en el rango 1900-9999 ya que Excel utiliza un sistema de fechas basado en el año 1900 donde la fecha más antigua es el día 1 de enero de 1900. EJEMPLOS DE LA FUNCIÓN AÑO Podemos especificar la fecha como una cadena de texto en el argumento de la función AÑO y obtendremos de regreso el número de año: De igual manera podemos especificar una fecha que se encuentre en alguna otra celda y que tenga un dato de fecha. CONTAR La función CONTAR cuenta la cantidad de celdas que contienen números y cuenta los números dentro de la lista de argumentos. Use la función CONTAR para obtener la cantidad de entradas en un campo de número de un rango o matriz de números. Por ejemplo, puede escribir la siguiente fórmula para contar los números en el rango A1:A20: =CONTAR(A1:A20). En este ejemplo, si cinco de las celdas del rango contienen números, el resultado es 5. CONTAR.SI Use CONTAR.SI, una de las funciones estadísticas, para contar el número de celdas que cumplen un criterio; por ejemplo, para contar el número de veces que una ciudad determinada aparece en una lista de clientes. En su forma más sencilla, CONTAR.SI indica lo siguiente: =CONTAR.SI(¿Dónde quiere realizar la búsqueda y qué quiere buscar?) Por ejemplo: =CONTAR.SI(A2:A5,"Londres") =CONTAR.SI(A2:A5;A4) Para usar estos ejemplos de Excel, copie los datos de la tabla de abajo y péguelos en la celda A1 de una nueva hoja de cálculo. Datos Datos manzanas 32 naranjas 54 melocotones 75 manzanas 86 Fórmula Descripción =CONTAR.SI(A2:A5;"manzanas") Cuenta el número de celdas con manzanas entre las celdas A2 y A5. El resultado es 2. =CONTAR.SI(A2:A5;A4) Cuenta el número de celdas con melocotones, el valor de A4, entre las celdas A2 y A5. El resultado es 1. =CONTAR.SI(A2:A5,A2)+CONTAR.SI(A2:A5,A3) Cuenta el número de manzanas, el valor de A2, y de naranjas, el valor de A3, entre las celdas A2 y A5. El resultado es 3. Esta fórmula usa CONTAR.SI dos veces para especificar varios criterios, un criterio por expresión. También puede utilizar la función CONTAR.SI.CONJUNTO. =CONTAR.SI(B2:B5;">55") Cuenta el número de celdas con un valor superior a 55 entre las celdas B2 y B5. El resultado es 2. =CONTAR.SI(B2:B5;"<>"&B4) Cuenta el número de celdas con un valor distinto de 75 entre las celdas B2 y B5. El símbolo de la "y" (&) combina el operador de comparación "<>" (no es igual a) y el valor de B4 para leer =CONTAR.SI(B2:B5,"<>75"). El resultado es 3. =CONTAR.SI(B2:B5;">=32")-CONTAR.SI(B2:B5;">85") Cuenta el número de celdas con un valor superior o igual a 32 e inferior o igual a 85 entre las celdas B2 y A5. El resultado es 3. =CONTAR.SI(A2:A5,"*") Cuenta el número de celdas que contienen texto entre las celdas A2 y A5. El carácter comodín * se usa para reemplazar cualquier carácter. El resultado es 4. =CONTAR.SI(A2:A5,"?????es") Cuenta el número de celdas que tienen exactamente 7 caracteres y que terminan con las letras "es" entre las celdas A2 y A5. El signo de interrogación (?) se usa como carácter comodín para coincidir con caracteres individuales. El resultado es 2. Problemas comunes Problema Qué ha fallado Se devolvió un valor incorrecto para cadenas largas. La función CONTAR.SI devuelve resultados incorrectos cuando se usa para comparar cadenas de más de 255 caracteres. Para comparar cadenas de más de 255 caracteres, use la función CONCATENAR o el operador concatenar &. Por ejemplo, =CONTAR.SI(A2:A5,"cadena larga"&"otra cadena larga"). No se devolvió ningún valor cuando se esperaba uno. Asegúrese de encerrar el argumento de criterios entre comillas. Una formula CONTAR.SI recibe un error #¡VALOR! al hacer referencia a otra hoja de cálculo. Este error se produce cuando la fórmula que contiene la función hace referencia a celdas o a un rango de un libro cerrado y se calculan las celdas. Para que esta característica funcione, el otro libro debe estar abierto. Prácticas recomendadas Realice este procedimiento ¿Por qué? Tenga en cuenta que CONTAR.SI pasa por alto mayúsculas y minúsculas en las cadenas de texto. Los criterios no distinguen entre mayúsculas y minúsculas. En otras palabras, la cadena "manzanas" y la cadena "MANZANAS" darán como resultado la misma cantidad de celdas. Use caracteres comodín. Los caracteres comodín, como el signo de interrogación (?) y asterisco (*), pueden usarse en criterios. El signo de interrogación reemplaza cualquier carácter individual. El asterisco reemplaza cualquier secuencia de caracteres. Si lo que desea buscar es un signo de interrogación o un asterisco, escriba una tilde (~) antes del carácter. Por ejemplo, =CONTAR.SI(A2:A5,"manzana?") contará todas las instancias de "manzana" con una última letra que podrá variar. Asegúrese de que los datos no contienen caracteres incorrectos. Al contar valores de texto, asegúrese de que los datos no contienen espacios al principio ni al final, de que no haya un uso incoherente de las comillas rectas (' o ") ni tipográficas (‘ o “) y de que no haya caracteres no imprimibles. En estos casos, CONTAR.SI puede devolver un valor inesperado o incorrecto. Intente usar la función LIMPIAR o la función ESPACIOS. Para mayor comodidad, use rangos con nombre. CONTAR.si admite rangos con nombre en una fórmula (como = contar.Si (fruta, ">= 32")-contar.Si (fruta, ">85"). El rango con nombre puede estar en la hoja de cálculo actual, en otra hoja de cálculo del mismo libro o en una hoja de cálculo de otro libro. Para hacer referencia a otro libro, ese libro también debe estar abierto.